ORMUZ. Gestión de la Ordenación Docente.

La creciente complejidad en la gestión de las universidades demanda soluciones informáticas potentes que permitan afrontarla con eficacia desde los distintos ámbitos implicados.

Ormuz (dios persa del conocimiento y el orden) inspira esta herramienta de gestión, diseñada para ayudar a los distintos estamentos universitarios, a solucionar los problemas que puedan encontrarse en las distintas tareas que conlleva su labor.

Las estimaciones de necesidades de profesorado, la gestión de calendarios académicos, la elaboración de la ordenación docente de los departamentos, las reservas de aulas y la elaboración de horarios, son algunas de las facetas que Ormuz permite realizar de manera integrada, aunque otorgando a los gestores distintos niveles de privilegio a la hora de introducir y consultar la información.

Especialmente interesante y novedosa es la posibilidad que ofrece de realizar simulaciones de escenarios futuros de una universidad, ayudando así a sus responsables a prever necesidades de profesorado con varios años de antelación y en las distintas áreas de los años.

Ormuz interviene en un gran número de ámbitos de la realidad universitaria ampliando, en algunos casos, las prestaciones de las aplicaciones informáticas preexistentes. Por ejemplo, Ormuz permite realizar consultas e introducir información en las bases de datos con las que se lleva a cabo la gestión académica (Gesaca) y la gestión de personal (Gesper). Utilizando información de ambas, da opción a realizar planificaciones —a corto y a largo plazo— de las necesidades de profesorado que irán apareciendo en las distintas áreas de conocimiento, donde incluso tiene en cuenta la implantación y extinción de planes de estudio, los tamaños de los grupos y el número de alumnos. El programa permite modificar más de trescientas variables para simular los distintos escenarios posibles y analizar cómo evolucionarán a lo largo de los años. Los departamentos universitarios disponen de pantallas de introducción de su Ordenación Docente, pudiendo controlar fácilmente la dedicación de todos sus profesores.

Otra faceta importante de Ormuz es la gestión de espacios. Para ello dispone de módulos que permiten almacenar toda la información existente de las infraestructuras —docentes y no docentes— de la universidad, incluyendo su equipamiento y mobiliario. Utilizando esta información, es posible hacer búsquedas selectivas reservando espacios, bien para necesidades académicas bien para actividades extraordinarias. El módulo de gestión de exámenes permite gestionar las fechas de los mismos en las distintas convocatorias y hacer búsquedas y reservas automáticas de aulas en función del número de alumnos y las necesidades especiales que conlleve una determinada prueba. La gestión de horarios se realiza utilizando tecnología drag and drop (arrastrar y soltar), lo que la hace especialmente sencilla. El gestor crea grupos para un determinado curso de una titulación concreta y, utilizando información de la Ordenación Docente —introducida directamente por los departamentos— y de las aulas disponibles, permite realizar un horario fácilmente. Mientras se elabora éste, es posible consultar el horario de una asignatura en concreto, el de cualquiera de los profesores que intervienen en el mismo o la ocupación de los espacios, día a día y hora a hora. El sistema incorpora una serie de "alarmas" que avisan de incongruencias (si un profesor imparte clase en dos asignaturas distintas a la misma hora o si una misma aula esta ocupada a la vez por dos asignaturas distintas, etc.)

A toda la información gestionada mediante Ormuz se puede acceder desde la misma aplicación para ser incorporada, cuando interese, a las Secretarías Virtuales. Desde éstas, todos los profesores y alumnos podrán consultar calendarios de exámenes, horarios de un grupo, tutorías, etc.

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