SIVA. Aplicación de Gestión Académica.

SIVA es la nueva aplicación de Gestión Académica de la Universidad de Murcia. 

La necesidad de una nueva aplicación de Gestión Académica surge en la Universidad de Murcia como consecuencia del incremento en tamaño de nuestra universidad, los cambios habidos en la normativa y legislación y, por último, la necesidad de evolución tecnológica. 

Se ha construido una aplicación multilingüe, "paquetizada" en base a una documentación de usuario y de explotación, de arquitectura modular, con plan de pruebas y "demos", folletos descriptivos, etc.

Aunque el acceso a las universidades ha dejado de ser competencia de éstas para pasar a serlo de las comunidades autónomas, la Consejería de Educación de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia ha elegido a la Universidad de Murcia para la gestión de las Pruebas de Acceso al Distrito Único de la Región de Murcia.

Para llevar a cabo dicha gestión se han desarrollado tres aplicaciones integradas en SIVA, (Minerva, Automatrícula y SIVA propiamente dicha), diseñadas para que puedan funcionar de manera independiente.

Minerva es una aplicación distribuida en CDROM entre los Centros de Enseñanza Secundaria de la Región de Murcia que permite la gestión y transmisión electrónica segura a la Universidad de Murcia de los expedientes y matrículas en Selectividad de los alumnos de secundaria, y las solicitudes para ser miembros de los tribunales.

La aplicación de Selectividad permite la gestión integral de las Pruebas de Acceso a la Universidad para alumnos de COU y de LOGSE. La aplicación automatiza todo el proceso de organización y realización de las pruebas, permitiendo la confidencialidad del alumno durante todo el proceso y reduciendo el trabajo administrativo por el uso de múltiples canales en la publicación de los resultados.

Las principales características de la aplicación son:

• Matrícula de alumnos.
• Gestión de Tribunales.
• Solicitudes vía web para ser miembro de los tribunales.
• Distribución de alumnos en aulas.
• Asignación de exámenes a evaluadores.
• Procesos de evaluación.
• Comunicación de resultados.

Basada en el Real Decreto 69/2000 para el Distrito Abierto y Distrito Único, permite la gestión compartida del proceso para todas las universidades del distrito. Sus principales características son:

• Transmisión automática de información entre las universidades del distrito. 
• Automatización de los procesos de solicitud.
• Generación automática y gestión de listas y llamamientos que finalizan el proceso en cada fase.
• Informes para prensa.
• Información telefónica automatizada
• Consulta vía web de resultados y otra información.

Las Pruebas de Acceso de mayores de 25 años son algo muy específico de cada una de las universidades. En el caso de la Universidad de Murcia, las Pruebas de Acceso de mayores de 25 años tienen una estructura prácticamente idéntica a la que tiene la selectividad LOGSE y por tanto esta aplicación tiene la misma estructura y funcionalidad que aquélla.

Este módulo es el corazón de SIVA; sin una correcta definición de los planes de estudios y sin una buena definición de la oferta, resultará prácticamente imposible realizar una matrícula sencilla y personalizada para cada alumno o comprobar si ha finalizado sus estudios.

Es por ello que este módulo, junto con la matrícula y gestión de expedientes, se ha cuidado especialmente.

Las características de este módulo son las siguientes:

• Introducción de los anexos II y III de los planes de estudios, incluyendo créditos por equivalencia, intensificaciones, complementos de formación, etc.

• Introducción de la oferta anual de las enseñanzas, en períodos anuales y cuatrimestrales, incluyendo la oferta de optativas y las asignaturas de libre configuración abiertas a determinadas titulaciones.

• Tratamiento de cupos y grupos docentes para ser aplicados a la hora de la realización de la matrícula.

Toda esta información es introducida aprovechando las características visuales de forms 6.0, de manera que el usuario tenga una visión completa de planes y oferta con un simple vistazo.

Para simplificar la gestión en SIVA se ha separado la matrícula del alumno de su expediente. Esto, que puede resultar un contrasentido a primera vista, no es más que el tratar separadamente, pero de forma integrada, las asignaturas de las que el alumno se matricula realmente, de aquéllas otras que el alumno incorpora a su expediente por cualquier otro camino, bien sean complementos de formación, adaptaciones desde otros planes de estudios o asignaturas cursadas fuera de la universidad. El proceso de matrícula se ha diseñado para que la mayor parte resida en el servidor, de manera que la propia aplicación de matrícula, como la automatrícula en cliente/servidor y la futura automatrícula web, compartan las reglas de negocio y únicamente varíen en la interfaz.

Las características de este módulo son:

• Gestión completa de expedientes, incluyendo traslado y libre configuración fuera de la propia universidad.
• Matrícula en secretarías y liquidación.
• Gestión de recibos y domiciliaciones.
• Gestión de actas y notas.

Finalmente, el sistema permite comprobar si el alumno ha finalizado los estudios mediante el módulo de Fin de Carrera. Este módulo permite definir cuáles han de ser las condiciones que debe cumplir el alumno para la finalización de sus estudios dependiendo del plan que esté cursando y del modo de acceso al plan. Una vez definidas las características del Fin de carrera la aplicación permitirá lanzar un proceso que compruebe si los alumnos han finalizado sus estudios y, si es así, hará un apunte en el sistema. Este módulo será especialmente útil a la hora del inicio del proceso de emisión de Títulos.

La Automatrícula es una aplicación cliente/servidor en la que se ha dedicado especial esfuerzo de simplificación de la interfaz de usuario. Pero simplificación no significa pérdida de funcionalidad, el alumno puede efectuar operaciones tan complejas como la adaptación de su plan a un plan nuevo, la matriculación en asignaturas con limitación de plazas, la aplicación de un complemento de formación, la solicitud de beca, etc. Para conseguir esta sencillez de uso se ha diseñado la aplicación en forma de asistente, de modo que se va guiando al alumno en todos los pasos necesarios para la formalización de su matrícula.

Certificados

De gran importancia para la gestión y para los propios alumnos es la emisión de distintos certificados. Para intentar soslayar el gran trabajo que conlleva el desarrollo y diseño de nuevos certificados, en SIVA se han identificado, diseñado y desarrollado las diferentes partes que pueden componer un certificado. Una vez hecho esto, permitimos a los responsables de la gestión crear nuevos certificados combinando partes.

El módulo de Becas permite la gestión de becas, tanto las convocadas por el Ministerio, como otras convocadas por la Comunidad Autónoma o la propia Universidad. Este módulo permite la introducción de los requisitos tanto académicos como económicos para cada una de las becas, la recogida de las becas solicitadas, la gestión de las propuestas y el envío electrónico entre la Universidad y el Ministerio o la Comunidad Autónoma, de la información correspondiente.

El módulo de Gestión de Títulos de primero, segundo y tercer ciclo, permite controlar toda la vida de la petición de un título desde que éste es solicitado por el alumno hasta que se le entrega. Este módulo está conectado con el módulo de matrícula y gestión de expedientes.

Las características de este módulo son:

• Generación automática de toda la información asociada al título.
• Control de las transiciones entre estados que puede sufrir un título.
• Seguimiento completo de los estados por los que ha pasado el título.
• Comunicación automática entre las secciones de títulos y las secretarías de los centros.
• Notificación a los alumnos de la recepción del título.

La aplicación otorga a los usuarios y administradores de la aplicación la mayor autonomía posible. Para ello cuenta con las siguientes características:

• Acceso independiente y restringido a los distintos módulos de la aplicación.
• Cambio de Usuario y base de datos sin salir de la aplicación.
• Cambio de clave del usuario desde la propia aplicación.
• Introducción de términos del glosario por parte de los administradores de la aplicación.
• Aplicación multilingüe.
• Gestión de menús de la aplicación por parte de los administradores de cada módulo.
• Control de accesos de roles a menús.
• Cambio de DNIs en todas las tablas de la aplicación

Cada módulo de la aplicación tiene un manual de usuario en formato pdf y cada formulario y listado lleva una ayuda en línea.

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