Informática Aplicada a la Gestión Pública.   Facultad de Derecho UMU

9.1 Introducción al intercambio electrónico de datos (EDI)

Desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que cada vez más las herramientas que utilizará el profesional de la administración de empresas y contabilidad estarán ligadas a las telecomunicaciones. El EDI es la puerta al comercio electrónico. En este capítulo se describien EDI, la estructura de sus mensajes, aplicaciones e impacto en la empresa, software, etc.

Así como en los años ochenta y noventa del siglo pasado el ordenador ha sido la herramienta de trabajo básica del profesional de la administración de empresas y contabilidad, desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que cada vez más las herramientas que utilizará este profesional estarán ligadas a las telecomunicaciones.

EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual. Consiste "simplemente" en incorporar un procedimiento electrónico de transmisión de información al documento administrativo-contable. No obstante muchas aplicaciones del EDI como el ECR (Efficient Customer Response, Respuesta Eficiente al Consumidor) sí suponen un verdadero cambio cultural y metodológico en la organización. Actualmente, "una operación de importación o exportación, en la que uno de los participantes esté fuera de la Unión Europea, puede llegar a necesitar la intervención de 30 intermediarios diferentes, 60 documentos originales con 400 copias que deben ser preparadas, controladas, transmitidas e introducidas en los distintos sistemas de información", afirma Manuel Pereira, presidente de Simpro España. Toda esta burocracia "tiene un coste elevadísimo, entre 8 y 10% del valor de la mercancía, siendo superior incluso al arancel promedio en el comercio mundial y que, con la firma del acuerdo del GATT se situó alrededor del 6%. Esta situación, inadmisible, exige la reforma de la forma tradicional de operar, sacando del comercio internacional al papel y sustituyéndolo por mensajes EDI (Electronic Data Interchange, Intercambio Electrónico de Documentos), lo que podrá, según cálculos de la ONU, traer a la economía mundial unos ahorros mundiales, nada despreciables, de unos 100000 millones de dólares.

Un estándar EDI constituye un concepto sobre las "estructuras de los mensajes" llamados "formatos", utilizados en la creación de las versiones electrónicas de los documentos de negocios, que en un principio fueron elaborados en papel. En la medida en que el EDI avanza los diferentes estándares específicos que se aplicaban en las empresas, desaparecen y dan paso a la utilización de estándares públicos.

EDI ermite la transferencia de una gama de información como:

Compras:

- Órdenes de compra
- Cambios y ajustes de las órdenes de compra
- Acuse de recibo
- Consultas y reportes sobre el estado de las órdenes de compra

Finanzas y Contabilidad:

- Facturas
- Memorias de crédito y débito
- Pagos y notificaciones
- Recibos de pagos
- Notificaciones de aceptación
- Rechazo de pagos
- Informe de impuestos

Control de inventarios:

- Ajustes de inventarios
- Planificación de producción
- Transferencia de productos y reventas
- Notificaciones del nivel de inventario.

Los proyectos de Respuesta Eficiente al Consumidor (ECR), son un conjunto de estrategias en las que clientes y proveedores trabajan conjuntamente para aportar valor añadido a los consumidores, pero a la vez reduciendo los costes de gestión de pedidos y almacenaje. Los mensajes fundamentales de EDI que intervienen en el ECR son dos: el INVRPT (Inventory Report) y el ORDERS (Purchase Order Message). Mediante el INVRPT, el cliente transmite información diaria sobre el nivel de stock, salidas del almacén, pedidos en curso y roturas del stock.

Ejemplo: el caso de un hipermercado -cliente- y en un fabricante -proveedor- que se ocupa del inventario. El hipermercado envía el mensaje INVRPT, con el estado de las existencias de los productos del fabricante y el proveedor, estudia esos datos y hace una propuesta de pedido, enviando el mensaje ORDERS. En otras ocasiones es el cliente quien gestiona su inventario, y envía el mensaje ORDERS al proveedor y también el DELFOR (Delivery Schedule Message), que contiene la programación de las entregas. Si se extiende esta tecnología, el hipermercado deja de hacer los pedidos y de ello se encargan los proveedores lo cual implica menos personal en hipermercados.

Beneficios que se obtienen usando EDI

Recorte de gastos para la empresa
   - Tres euros por factura emitida

Agilidad en la tramitación
   - Sin desplazamientos físicos ni esperas

Ahorro de espacio
   - Archivado digital

Procedimiento seguro, firma electrónica
   - Autenticidad
   - Integridad
   - No repudio

- Interoperabilidad
   - Formatos comunes para sistemas heterogéneos
   - Automatización en la introducción de datos

Historia de EDI

1968 y 1975

En 1968 las empresas de transporte de Estados Unidos crearon el TDCC (Transport Data Coordinating Committee), que en 1975 dio lugar al primer conjunto de normas conocidas como EDI. A raíz de esta exitosa experiencia, el American National Standards Institute desarrolló la estandarización de los documentos mercantiles conocida con el nombre de ANSI X12.

1986

Un hito importante en la breve historia del EDI sucede en 1986, cuando el comité de trabajo de las Naciones Unidas conocido como WP4 (Working Party 4) empezó a trabajar en la preparación de una norma de sintaxis internacionalmente aceptable para la transferencia de mensajes electrónicos. Fruto de este trabajo es la norma EDIFACT. La International Organization for Standarization emite los acuerdos del comité WP4 como normas ISO.

1988

Estas normas EDIFACT fueron paulatinamente adoptadas por los estados europeos, del Pacífico, Australia, Japón, etc. En 1988 la administración de aduanas de Estados Unidos declaró su intención de respaldar la norma EDIFACT. Mientras tanto, las compañías norteamericanas seguían involucradas en el perfeccionamiento de sus propias normas X12, al margen de estos esfuerzos normalizadores a nivel mundial. Esto les empezó a originar problemas, ya que debían mantener dos sistemas: en las relaciones internas el X12 y en las importaciones y exportaciones el EDIFACT. Por este motivo en Estados Unidos hay muchos deseos de converger sus normas ANSI X12 hacia las normas EDIFACT.

1990

En España, en 1990, la norma UNE 1145/90 definió las reglas de sintaxis a nivel de aplicación, conteniendo la norma europea EN 29735 adoptada por el Comité Europeo de Normalización (CEN) en noviembre de 1989.

Actualmente hay dos estándares

EDIFACT

Cuyas siglas significan EDI "For Administration, Commerce and Transport". Es el EDI propuesto por la International Standards Organization y la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas. Poco a poco se va aceptando como el EDI universal.

ANSI X12

Desarrollado por el American National Standards Institute, es el EDI más utilizado en los Estados Unidos.

ODETTE

La Organización para el intercambio de datos por teletransmisión en Europa, referida por el acronismo Odette, (del idioma inglés: Organisation for Data Exchange by Tele-Transmission in Europe), es una organización internacional de carácter privado constituida por representantes de empresas de la industria de automoción europeas a través de las asociaciones nacionales sectoriales. Con sede en Londres, fue fundada en 1984 como plataforma de colaboración entre sus miembros para el desarrollo común de estándares en el campo de las comunicaciones EDI, evolucionando con el tiempo hacia el desarrollo de otras aplicaciones normalizadas y servicios asociados en e-commerce y e-logistics. Uno de los ejemplos de normalización ha sido el desarrollo del protocolo OFTP (Odette File Transfer Protocol). En España están representadas más de 200 empresas entre constructores y empresas auxiliares.

FACTURACIÓN EDI EN ESPAÑA

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Una factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

Actualmente una factura EDI, en España, debe cumplir con lo establecido en:

- Orden PRE/2971/2007: Expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la AGE).

- Resolución de 24 de octubre de 2007, de la AEAT, Procedimiento para la homologación de software de digitalización Certificada.

- Orden EHA/962/2007, Facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

- Ley 56/2007, Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

- Autorización del cliente (art. 164 Ley 37/1992)

- Es necesario el consentimiento expreso, por cualquier medio.
- En cualquier momento puede anular el consentimiento. El proveedor debe respetar esta decisión.
- El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos.


- Otros aspectos a tener en cuenta:


- Las fotocopias legalizadas de las facturas no son justificantes válidos para los gastos deducibles o cuotas soportadas del IVA.

Estos datos obligatorios descritos en la legislación son, en resumen:

- Número y, en su caso, serie.

- La fecha de su expedición.

- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

- Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

- Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

- El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

La tabla mostrada a continuación indica el ahorro económico tanto en facturas electrónicas.

9.2.- Cómo trabaja EDI

Análogamente a cuando escribimos una carta, que hay un conjunto de reglas gramaticales que determinan el vocabulario aceptado y el orden en que se pueden usar las palabras y frases, en los sistemas EDI también existen unas reglas de sintaxis para la adecuada estructuración de los caracteres admitidos. Son las reglas gramaticales de EDIFACT, el estándar EDI amparado por las Naciones Unidas son una norma ISO 9735, emitida por la International Organization for Standarization. Con el impulso de Internet, el XML se perfila como un nuevo estandar para enviar los mensajes de EDI.

Tanto en una carta habitual como en EDI es necesario utilizar un vocabulario de términos aceptados. Si en el lenguaje humano hablamos de palabras, oraciones, etc., en EDI hablaremos de datos, segmentos, mensajes y códigos estándares. Los datos son la unidad más pequeña, y, siguiendo nuestro ejemplo, equivalen a las palabras. La fecha de entrega, el número de artículos o la forma de pago son datos. Para cada estándar EDI existen directorios de elementos de datos comerciales que contienen los bloques elementales utilizados en la definición de los mensajes normalizados. Por ejemplo, dentro del EDIFACT este directorio se encuentra regulado como norma ISO 7332. Una unidad más grande que el dato es el segmento, que son grupos de datos relacionados entre sí. El directorio de segmentos contiene los segmentos normalizados, por ejemplo, los correspondientes a nombre y dirección. Un grupo de segmentos colocados correctamente de acuerdo con una reglas de sintaxis forman un mensaje EDI. Existen directorios que contienen los mensajes normalizados correspondientes a determinadas funciones comerciales. Por ejemplo, podemos encontrar en Internet en Schlieper (1995) una guía con los mensajes del EDIFACT. Están normalizados los mensajes de pedidos, facturación, despachos de aduanas, conocimientos de embarque, etc.

Por ejemplo, un pedido por carta, tendría la siguiente forma:



mientras que mediante un pproceso EDI, tendría el siguinet formato EDIFAX:



Con fecha 03 de diciembre de 199X, el cliente 777 efectúa un pedido, cuyo número de orden de compra es el 0001, al proveedor número 222. Sea 333 el código del producto; el precio, 444 ptas. y la cantidad 555. La fecha de entrega es el 28 de febrero de 199Y, y el lugar de entrega, la C/ Cerrada 2. Los segmentos necesarios para dicho mensaje serían:

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UNB+ UNOA+ remitente+destinatario +fecha:hora + númeroreferencia' UNH +númeroreferencia + ORDERS:1'BGM 105+ númeroordencompra+ fecha'NAD+ST++ +direcciónenvío'NAD+ SE++ + direcciónproveedor' CUX + codigomoneda: OC'UNS+D'LIN+1++ identificadorproducto :VP+cantidad+ precio'DTM+002+ fechasolicitudentrega'UNS + S'UNT+10 + numeroreferenciadesdeUNH'UNZ +1+ numeroreferenciadesdeUNB'

---

El segmento LIN se destina a expresar las características, cantidad y precio del producto. BGM es el segmento utilizado para referenciar el pedido. NAD sirve para identificar direcciones de clientes, proveedores u otros agentes. El segmento CUX indica el tipo de divisa. Se utiliza el segmento DMT para introducir el día y la hora relativas al pedido. Es decir, tomando los datos de nuestro ejemplo, la cadena de caracteres sería:

---

UNB+UNOA +777+222 +27029Y:17 +99999'UNH +99999 +ORDERS:1'BGM+105+0001 +27029Y'NAD +ST+ ++mayor5'NAD +SE+ ++cerrada2'CUX+ESP:OC'UNS +D'LIN+1+ +333:EN +555 +444'DTM +002+031296'UNS +S'UNT +10+99999'UNZ+1+99999'

---

Ejemplo de pedido en XML

El XML es un hermano del lenguaje con el que se hacen las páginas web, es decir, el HTML. La diferencia es que HTML es adecuado para los formatos, colores, etc. de las páginas web y XML para tratamiento de bases de datos. También se puede usar por tanto para los pedidos, facturas, etc.

A continuación vemos un ejemplo de cómo sería un pedido en XML por dentro, según Sedeb2b (http://www.sedeb2b.com), portal propiedad de EDICOMUNICACIONES.

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" standalone="yes"?> <!DOCTYPE Order [ <!ELEMENT Order (Customer,Manifest,Receipt)> <!ATTLIST Order xmlns CDATA #FIXED "http://www.example.com/myschema.xml"> <!ELEMENT Customer (Name, Cardnum)> <!ELEMENT Name (#PCDATA)> <!ELEMENT Cardnum (#PCDATA)> <!ELEMENT Manifest (Item*)> <!ELEMENT Item (ID,Title,Quantity,UnitPrice)> <!ELEMENT ID (#PCDATA)> <!ELEMENT Title (#PCDATA)> <!ELEMENT Quantity (#PCDATA)> <!ELEMENT UnitPrice (#PCDATA)> <!ELEMENT Receipt (Subtotal,Tax,Total)> <!ELEMENT Subtotal (#PCDATA)> <!ELEMENT Tax (#PCDATA)> <!ELEMENT Total (#PCDATA)> ]> <Order> <Customer1> <Name>Bill Buckram</Name> <Cardnum>234 234 234 234</Cardnum> </Customer1> <Manifest> <Item> <ID>209</ID> <Title> Duke: A Biography of the Java Evangelist </Title> <Quantity>1</Quantity> <UnitPrice>$10.75</UnitPrice> </Item> <Item> <ID>208</ID> <Title> 100% Pure: Making Cross Platform Deployment a Reality </Title> <Quantity>1</Quantity> <UnitPrice>$10.75</UnitPrice> </Item> </Manifest> <Receipt> <Subtotal>$53.75</Subtotal> <Tax>$4.43</Tax> <Total>$58.18</Total> </Receipt> </Order>

Tipos de procesos de facturación electrónica

Facturación normal

- Cada actor dispone de soluciones de eFactura propias, e integradas en sus sistemas de gestión.
- Más adecuado para grandes empresas e instituciones

Autofacturación

- El cliente envía la eFactura al proveedor
- Es necesario un acuerdo previo entre las partes
- Proceso inverso al habitual
- Grandes clientes que lideran todos los procesos comerciales

Facturación por terceros

- Tercero que actúa por nombre y cuenta del obligado
- Externalización de tareas relacionadas con la facturación
- Modo de incorporación más sencilla para PYMES

9.3.- Transmisión de datos

Desde el punto de vista técnico, el EDI consiste meramente en enviar datos a través de redes y circuitos entre dos ordenadores distantes. Por lo tanto, en principio, cualquier sistema de telecomunicaciones es válido. Los servicios de red más comunes que puede utilizar una empresa para intercambiar documentos EDI son:

• Transmisión de datos por la red telefónica básica
• Redes públicas de transmisión de datos
• Servicios de Valor Añadido
• Redes privadas

Internet

Desde un punto de vista técnico internet es una red, y como tal no hay inconveniente en que por ella viajen los mensajes EDI. Aunque la falta de seguridad al estar abierta a tantos usuarios parece que no es el marco ideal para que por ella viajen los pedidos o facturas, no debemos olvidar que en internet se compra y se vende, se consultan los saldos de las cuentas vía banca electrónica, se liquidan impuestos y... también viajan mensajes EDI.

La seguridad se basa en combinar tres factores: firma digital, certificados y acuses de recepción. De acuerdo con AECOC "La firma digital incrustada en el mensaje EDI más el acuse de recepción asociado garantizan de forma segura el ciclo completo de una transmisión EDI: integridad de los datos, identificación del emisor y no repudio en origen y destino, es decir, que ni el emisor puede negar el envío realizado, ni el destinatario la recepción de una determinada transacción comercial."

Pero ¿cómo asegurarnos de que una clave pública que hemos encontrado en Internet pertenece realmente a quién dice pertenecer?. Una posible solución es la utilización de un certificado digital que es fichero digital intransferible y no modificable, emitido por una tercera parte de confianza (Autoridad de Certificación). En el caso que estamos hablando de EDI, es AECOC quien emite el certificado digital. La forma más segura en estos momentos para hacer transacciones por internet es mediante el nuevo Documento Nacional de Identidad (DNIe) electrónico, recientemente implantado en España.

Un caso especial de la combinación EDI+internet es la utilización de servicios como el EDIWEB de AECOC o el TradeWeb de GEIS, General Electric Information Services. En este caso ni siquiera adquirimos un caro software de EDI, sino que utilizamos los formularios del World Wide Web.

Algunas aplicaciones compatibles con EDI

• BizLayer es una plataforma de facturación electrónica, con amplia utilización en el sector turístico en España. Esta plataforma permite a aquellas empresas que gestionan sus facturas en formatos de EDI (EDIFACT), y a través de esta red, volcarlas en la plataforma de facturación BizLayer para su gestión posterior, de una forma sencilla y segura.

• MIC2000 ERP+ es un software de gestión empresarial, basado en tecnología de Base de Datos Oracle, que entre sus múltiples funcionalidades permite a las empresas la generación / recepción de ficheros EDI (ORDERS, INVOICE, DESADV, RECADV,...) integrándolos en el sistema ERP, evitando la duplicación en la gestión de la información y facilitando la gestión de los procesos EDI de la empresa.

• SERESNET es un software propietario de comunicaciones EDI multiformato (EDIFACT, XML, ODETTE, etc.) y multiprotocolo (SMTP, VAN, AS2, etc.). Permite la integración con la mayoría de ERP del mercado y sitios Web. Desarrollado por la empresa SERES, está perfectamente integrado para el uso de la factura telemática con firma electrónica por AECOC.

• openXpertya es un ERP de código abierto en español, especialmente adaptado para la legislación y el mercado español e hispanoamericano. Incluye solución de CRM y comercio electrónico a tres niveles con soporte EDI multiformato y multiprotocolo. openXpertya es software libre.

• GENERIX Group, INFLUE, desde 1990, gracias a su fuerte experiencia en Supply Chain Management, GENERIX Group - INFLUE ha desarrollado una gama de productos de intercambios electrónicos, de herramientas logísticas (Aprovisionamiento), de sincronización de datos para catálogos electrónicos, de Internet seguro y por extensión de los portales web y market places. GENERIX Group - INFLUE se desarrolla dentro de un contexto internacional con una presencia en Europa, América del Sur y Asia, contando también con software disponibles en varios idiomas.

• comeDi es un software propietario de comunicaciones EDI multiformato (EDIFACT, XML, ODETTE, etc.) y multiprotocolo (SMTP, VAN, AS2, etc.). Desarrollado por la empresa eDiversa, está homologado para factura telemática con firma electrónica por AECOC.

• CEN, Centro Electrónico de Negocios, es un producto de comercio electrónico desarrollado por IBC Solutions / ASSENDA S.A, una empresa de del Grupo Carvajal, Colombia, que utiliza EDI y EDIFACT como estándares para el intercambio de mensajes entre sus módulos empresariales.

• IBM WebSphere Datapower Appliances, es un dispositivo de alto desempeño que permite realizar tareas de bus de integración, transformación entre distintos formatos y protocolos en especial XML, EDI, CVS y otros.

• Editran, de la compañía Indra, muy extendido en España.

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