Introducción

Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos. Fue introducido por Google el 24 de abril de 2012, como reemplazo de Google Docs que cambió su dirección en internet http://docs.google.com por http://drive.google.com entre otras modificaciones. Cada usuario dispone de 15 Gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos y el correo Gmail, ampliables mediante pago. Es accesible mediante página web desde diversos tipos de dispositivos, entre los que se encuentran los teléfonos móviles celulares bajo sistemas operativos Android e iOS.

Entre las ventajas que presenta, destacan:

• Almacenamiento online. Acceso en cualquier momento y lugar. Google Drive está alojado de forma segura en los servidores de Google (Cloud Computing), lo que ofrece la posibilidad de trabajar desde cualquier puesto de trabajo, en casa, cuando vas de un lugar a otro, a través del teléfono móvil e incluso sin conexión.

• Compatible con todos los sistemas operativos: Google Drive funciona en el navegador de equipos Windows, Mac OS, Android y Linux, entre otros y es compatible con formatos comunes como .doc, .xls, .ppt y .pdf, y con los formatos de Openoffice y LibreOffice.

• Archivos fáciles de subir y de compartir: Es posible acceder a los archivos guardados en Google Drive en todo momento. Además, se realiza automáticamente una copia de seguridad online de todos los archivos.

• Controles de acceso seguro: Los administradores pueden gestionar los permisos para el uso compartido de archivos en todo el sistema y los propietarios de documentos pueden compartir y suspender en cualquier momento el acceso a los archivos.

• 15 GB de almacenamiento gratuito por cuenta.

Registro en los servicios de Google

Para acceder a Drive es necesario tener abierta una cuenta en cualquiera de los servicios que ofrece Google. Si no se dispone, la forma más sencilla de conseguirla es accediendo al servicio de correo electrónico Gmail (http://www.gmail.com) y seleccionar el botón de color rojo en al ángulo superior derecho, que muestra el texto “CREAR UNA CUENTA”.



Seguidamente aparece un pantalla donde piden los datos del usuario, Para verificar la creación de la cuenta y recuperación en caso de pérdida de la clave o circunstancias análogas, solicitarán un teléfono móvil y/o una dirección de correo electrónico para enviar un código.



Acceso a Google Drive

Se puede entrar directamente a la página web http://drive.google.com, o desde el menú de servicios de Google (cuadrado con puntitos en la zona superior derecha).





Rellenamos los datos de dirección de correo electrónico y contraseña correspondiente y pulsamos en el botón “Iniciar sesión”.

A continuación entramos en nuestra página de inicio de Google Drive y desde aquí administraremos nuestro almacenamiento online.



Seguidamente se explican en detalle todas las posibilidades de este servicio de Google. A efectos de facilitar la comprensión, se consideran tres grandes bloques en la pantalla:

Bloque 1 (izquierda)

Mi unidad: muestra todos los archivos almacenados según su organización o categorías. Pulsando sobre cada una de los directorios o carpetas se visualizarán los archivos que tiene alojados. A su vez muestra las siguientes opciones:

a) Compartido conmigo: muestra los documentos que otros usuarios han compartido con nuestra cuenta.

b) Destacados: muestra los marcados como importantes

c) Recientes: últimos documentos subidos a Google Drive

d) Menos/Más: minimiza y maximiza el menú para ver todas las opciones

f) Todos los elementos: listado de todos los archivos sin incluirlos en carpetas

g) Papelera: guarda los elementos eliminados hasta que sean eliminados definitivamente por el usuario.

e) Actividad: muestra un listado de la edición de los documentos por orden cronológico

f) Todos los elementos: listado de todos los archivos sin incluirlos en carpetas

g) Papelera: guarda los elementos eliminados hasta que sean eliminados definitivamente por el usuario.

h) Propietario, tipo, más: abre una ventana para poder mostrar los archivos según diferentes filtros o criterios que facilitan la búsqueda.



i) Descargar Google Drive: permite descargar Drive a un equipo dado y poder sincronizarlo con Google Drive online.

Bloque 2 (barra de iconos a partir de la izquierda)

Drive: para ver la barra del menú completa seleccionar un documento o una carpeta.

a) Drive: vuelve a la página principal del usuario

b) Nueva carpeta en mi unidad: crea una nueva carpeta

c) Compartir: abre la ventana para compartir

d) Organizar: abre una ventana mostrando todas las carpetas que tenemos para mover las carpetas y archivos al destino que seleccionemos.



e) Suprimir: envía a la papelera la carpeta o archivo seleccionado (se puede recuperar posteriormente, mientras que no se elimine el contenido de la papelera)

f) Vista previa: muestra el aspecto de un documento en Google Drive, la vista previa online, como es lógico se aplica para archivos, no para carpetas.

g) Más: abre una ventana con opciones aplicables a las carpetas y archivos seleccionados.



h) Ordenar: aparecen diversas opciones de ordenación.



i) Cambiar a lista / Cambiar a cuadrícula: modifica el formato de visualización de los documentos y carpetas.

j). Ajustes: de pantalla, configuración general, configuración de subida, administrar aplicaciones, combinaciones de teclas, ayuda, enviar comentarios.

Bloque 3 (barra de configuración, a la derecha)

a) Nombre de usuario

b) Notificaciones de Google Plus pendientes de abrir

c) Compartir: para compartir novedades por correo, adjuntando imágenes, vídeos, enlaces,..



d) Avatar / Perfil: acceso al perfil personal de Google y a la cuenta. Importante: desde aquí se cierra la sesión en Google Drive. Si el ordenador lo utilizan varios usuarios, si otro abre Google Drive y hemos olvidado cerrar la sesión accederá a nuestra cuenta.

Gestión de documentos

Google Drive permite subir, editar y modificar distintos tipos de archivos, textos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos, …

El proceso para iniciar un documento es mediante el botón rojo “CREAR”, que se encuentra en la parte izquierda.



Y a continuación seleccionamos el tipo de documento, por ejemplo para escribir un texto, elegiríamos “Documento”. A continuación aparece el entorno de un editor de textos, al estilo de Writer o MS Word, aunque más sencillo de manejo.



Por defecto Google Drive almacena automáticamente el texto conforme los escribimos con nombre “sin título”, siendo recomendable el renombrarlo, que se puede hacer pulsando en la parte superior derecha donde aparece “Documento sin título”.



Guardar: Como se ha indicado, no hace falta guardar manualmente el documento.

Para volver a la página de inicio, pulsar sobre la flecha que aparece al pasar el ratón por el espacio en blanco, o el menú oculto, situado a la izquierda del nombre del documento.



Seguidamente nuestro documento aparecerá en el directorio de la página de inicio, para acceder a él nuevamente solo hay que seleccionarlo y se abrirá de nuevo la ventana de edición.

Para guardar una copia local de un documento, o descargarlo en el equipo, abre el documento, pulsa en la pestaña del menú “Archivo” y desplázate hasta la opción “Descargar archivo como”.

Se muestran los formatos de archivo posibles: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF y texto sin formato. Selecciona un tipo deseado y pulsa en “Aceptar” en la ventana del navegador que aparece.

En Google Drive también se pueden almacenar documentos (tipos: html, .txt, .odt, .rtf y Microsoft Word) que hemos creado previamente en cualquier dispositivo de manera local. El proceso para subir un documento desde el ordenador es mediante los siguientes pasos.

1. Selecciona el botón “Subir” situado en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos.



2. Selecciona “Examinar” y elige el documento.

3. Selecciona “Abrir”.



4. Selecciona “Subir archivo”. El archivo subido aparecerá en la lista de documentos.



Es posible la configuración mediante diversas opciones:



- Activar conversión / Desactivar: “Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs”: Si no convertimos al formato de Google Docs el archivo subido no se podrá editar online, simplemente será almacenado y para modificarlo habrá que descargarlo y después volver a subirlo, sin olvidarnos que una vez subamos el segundo documento tendremos que eliminar el primer documento. El documento convertido a formato Google Docs puede ser editado online por los usuarios y después ser descargado en el formato que elija el usuario.

- Convertir texto de los archivos PDF o de imagen subidos

Es importante considerar que la conversión no siempre se realiza totalmente, hay documentos que se pueden perder o modificar como por ejemplo los que contengan gráficos insertados, o algún tipo de imágenes. Además no todos los formatos de archivo se convierten para poder ser editados, las imágenes simplemente se muestran con una vista previa, el audio y el vídeo simplemente se almacenan y para visualizarlos hay que descargarlos.

Compartir documentos

Por defecto cada documento que subimos o creamos es de uso exclusivamente personal, para compartirlo hay que configurar los permisos del documento. Aparecen las siguientes opciones:



1. Enlace para compartir: url (dirección en internet) del documento, antes de copiarlo hay que configurar los permisos de privacidad que queremos que tenga.

2. Comparte este enlace a través de: correo gmail, Google+, Facebook,

3. Quien tiene acceso:

a) Público en la web: Cualquier usuario de internet puede encontrarlo y acceder a él, no es necesario iniciar sesión. Sirve para documentos cuya descarga hemos enlazado desde nuestra página web, o blog.

b) Cualquier usuario que reciba el enlace: para aquellos usuarios a los que nosotros enviemos un correo electrónico con la dirección del documento.

c) Privado: solamente accederán los usuarios que tengan permiso explícito e iniciando sesión en Google Drive (tienen que tener cuenta). Si hacemos un documento público aparece una opción nueva para configurar el permiso que tienen los usuarios sobre el documento; editar, comentar y ver.

4. Es propietario: es el titular de la cuenta.

5. Añadir a personas: se pueden administrar los permisos para editar, comentar o ver, añadiendo direcciones de correo electrónico que podemos introducir manualmente o desde nuestra lista de contactos, también se puede activar la casilla de notificación por correo electrónico para que aquellas personas con las que queramos compartir el documento reciban un mensaje de aviso de nuestra acción.



El usuario que abra el enlace podrá editar el documento, con las limitaciones de los permisos otorgados.

Historial de elementos procesados

La opción historial de revisión gestiona el histórico de almacenamiento de todas las intervenciones que se han realizado en el documento identificando el autor y la acción realizada.

Para acceder al Historial de Revisión de un documento abierto seleccionar “Archivo / Historial de revisión” y aparecerá a la derecha una ventana con la relación de intervenciones.



Si se quiere recuperar una versión anterior del documento basta con seleccionarla y se previsualizará el documento, tal y como era en ese momento y aparece la opción de “Restaurar esta versión”. Si se restaura una versión no se pierden las posteriores, ya que la versión restaurada pasa a ser una nueva versión igual a la elegida que se coloca en primer lugar.

Instalación de Google Drive en un ordenador

Google Drive para escritorio es un programa que instala una carpeta en el equipo llamada Google Drive y que se sincroniza automáticamente con Google Drive de forma online.

Instalar Google Drive en nuestro ordenador es una opción de gran utilidad ya que de esta manera podremos llevar archivos directamente desde las carpetas o directorio locales a las carpetas de Google Drive, copiando y pegando o arrastrando los archivos, igual que hacemos con cualquier carpeta o archivo en un ordenador. De esta manera todos los archivos que están en Mi unidad de Google Drive se sincronizarán y serán accesibles desde cualquier dispositivo.

Se puede cambiar el nombre, eliminar, reorganizar y enviar a la papelera los archivos y carpetas. Cualquier modificación se reflejará en Google Drive. La mayor ventaja es que las carpetas y archivos estarán disponibles si en algún momento no se dispone de conexión a internet. La sincronización se realizará cada vez que se acceda a Google Drive a través de la red.

La invitación para instalar Google Drive en el ordenador aparecerá cada vez que iniciemos Google Drive en un ordenador con sistema operativo que lo soporte, de momento no está disponible en Linux (aunque hay un programa equivalente, Grive) y Mac OS.

El proceso de instalación es igual a la del cualquier programa, una sucesión de ventanas en las que aceptamos los términos y damos permiso de instalación.

Una vez instalado aparecerá la carpeta de Google Drive en el directorio que hayamos escogido y por defecto se ubicará, para el sistema operativo Windows, en Mis Documentos. En la barra inferior de la pantalla también aparecerá el icono de Google Drive y desde allí se muestran las opciones desde el ordenador.

Exportar e importar contactos desde el servicio de correo GMail

Para exportar un grupo de contactos desde el servicio de correo Gmail de Google, debemos seleccionar el grupo desde la pestaña “Contactos” (se accede a través de un menú desplegable que aparece en la parte superior del botón rojo “REDACTAR”) y elegir el grupo que queremos exportar.



Una vez visualizados todos los contactos desplegamos la pestaña “Más” y elegimos la opción “Exportar”.



A continuación se abrirá una ventana con las opciones de exportación elegimos “Formato CSV de Google Drive” y seleccionamos “Exportar”.



El archivo generado lo guardamos en un lugar adecuado o que recordemos fácilmente y a continuación abrimos la cuenta de Gmail en la que queremos incorporar estos nuevos contactos.

Y desde “Contactos” seleccionamos la opción “Mas / Importar”. Apareciendo el menú previamente indicado. Seleccionamos el archivo creado por Gmail para la importación y pulsamos en “Importar”.



Los contactos aparecerán en nuestra lista de contactos con todos los datos que se han exportado desde la cuenta original.

Se verá una opción de combinar y buscar duplicados para finalizar el proceso.