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El archivo electrónico de la UMU como pieza clave en su Administración Electrónica
La gestión electrónica de los expedientes y los documentos en las Administraciones Públicas siempre ha sido un tema complejo debido al gran número de expedientes que pueden llegar a manejar
Las Universidades añaden además sus propias peculiaridades como, por ejemplo, la existencia de trámites asociados a perfiles de usuarios específicos como son los estudiantes, el personal Docente Investigador (PDI) y el Personal de Administración y Servicios (PAS).
Entre los sistemas informáticos, se considera que el Archivo Electrónico es una pieza clave de la gestión documental electrónica. En este sentido, la Universidad de Murcia fue pionera en la incorporación en 2010 del Gestor Documental Alfresco, un software para la gestión de documentos, como base de su Archivo Electrónico, lo que permite a la UMU gestionar su información de manera centralizada y segura. La gestión y mantenimiento técnico de un sistema de esta índole no es trivial, es por ello que desde el departamento de infraestructuras de ÁTICA se vela por el correcto funcionamiento de un sistema, que aun siendo más desconocido que otras aplicaciones de la Universidad, es tanto o más crítico pues da soporte a muchas de ellas.
Para su utilización, se amplió la arquitectura de Administración Electrónica ELECTRA, incorporando nuevos servicios específicos, como los servicios de Archivo y Expediente, y modificando los ya existentes para permitir la utilización del gestor documental, inicialmente utilizado para alojar las facturas digitalizadas de la Universidad (a través de FACTUM) y que en la actualidad alberga más de 40 millones de documentos y expedientes de una gran variedad de trámites.
En el Archivo Electrónico se encuentran los documentos asociados a trámites gestionados por las aplicaciones del Gestor de Expedientes y GESTA, pero también se guardan documentos generados en otras muchas aplicaciones, como las actas académicas desde el Aula Virtual, las instancias presentadas por registro electrónico, los certificados académicos, los trabajos fin de grado, las solicitudes de convocatoria de empleo, entre otros
Este sistema debe estar preparado para responder a la demanda de inserción constante de documentos y expedientes, y a los procesos de búsqueda continuos desde una gran variedad de aplicaciones de la Universidad.
Por todo esto, la Universidad de Murcia ha mejorado significativamente su eficiencia y eficacia en la gestión de documentos y archivos electrónicos y está bien equipada para enfrentar los desafíos actuales en su gestión.
Ha colaborado en este artículo: Jesús Damián Jiménez.
