Mantenimiento de buzones de correo UMU
Tareas de administración de los buzones de correo efectuadas en ATICA que usted debe conocer. Para un correcto funcionamiento del servicio de correo es necesario efectuar de manera periódica tareas de mantenimiento de los servidores. Algunas de estas tareas afectan a los buzones de los usuarios de correo. Es importante que usted las conozca.
Las copias de seguridad de los buzones de correo tienen como finalidad poder recuperar datos relativos al servicio de correo de la UMU: cuentas de correo, buzones, mensajes individuales, etc. En el uso cotidiano del correo podemos encontrarnos con situaciones en las que suframos pérdidas de mensajes que deseemos recuperar.
En condiciones normales, ATICA garantiza la recuperación de buzones, carpetas y mensajes de sus usuarios ante cualquiera de las siguientes situaciones
- borrados accidentales por parte del usuario
- fallos de hardware o de software en el ordenador personal
- fallos de hardware o de software en el servidor de correo
- accidentes surgidos durante la gestión del correo por parte de los administradores
- etc.
Para garantizar la recuperación de buzones, ATICA efectúa diariamente copias de seguridad. El número y frecuencia con que se efectúan copias de seguridad pueden variar con el tiempo, pero, en cualquier caso, permiten recuperar el correo a distintas escalas: desde un único mensaje de un usuario hasta la recuperación de todos los buzones de la UMU en caso de un "desastre" (disaster recovery).
Tal como se indica en "Preguntas y respuestas sobre el sistema de detección de spam de la UMU", los mensajes de correo entrantes que el sistema de detección de spam de la UMU considera spam son depositados en la carpeta SPAM dentro del buzón de correo del usuario destinatario.
Es responsabilidad del usuario de correo revisar el contenido de su carpeta SPAM con la periodicidad adecuada, evitando la acumulación de mensajes en esta carpeta. Para ello deberá:
- eliminar los mensajes que se confirmen como correo basura
- notificar los falsos positivos que, eventualmente, se depositen en esta carpeta y moverlos fuera de la carpeta SPAM (o borrarlos si no son relevantes)
Como se indica en "Preguntas y respuestas sobre el acceso a los buzones de correo de la UMU", el uso de IMAP implica un aumento en el tamaño de los buzones de los usuarios y, por consiguiente, en la ocupación de disco en el servidor de correo. Esto ocurre por dos motivos:
- los mensajes y carpetas se mantienen en el servidor de correo
- cuando borramos un mensaje éste se traslada a la Papelera (Trash) que es una carpeta que reside en el servidor
El punto 2 es el que puede ocasionar más problemas, pues si no nos ocupamos de "vaciar la papelera" con la frecuencia adecuada, podemos ocasionar que nuestro buzón se llene, impidiendo la llegada de nuevos mensajes. Del mismo modo, el servidor de correo también se ve afectado, pues ve reducido el espacio de almacenamiento destinado a mensajes relevantes que el usuario quiere guardar, el cual es ocupado por mensajes eliminados depositados en la Papelera.
Aquellos usuarios que en lugar de tener activa la opción de "cuando se borra un mensaje moverlo a la papelera" tienen la de "cuando se borra un mensaje marcarlo como borrado", tampoco están libres de este problema. En estos casos los mensajes eliminados no se mueven a la Papelera (Trash), sino que se quedan en la carpeta, donde siguen ocupando espacio de almacenamiento.
Para evitar estas situaciones se recomienda encarecidamente seguir los consejos apuntados en "Consejos a la hora de eliminar mensajes".
En cualquier caso, para evitar situaciones en las que el buzón del usuario alcanza un tamaño desmesurado por contener una carpeta Papelera (Trash) "abandonada" o por tener un número excesivo de mensajes marcados para borrar, todos los días por la noche se eliminan de la carpeta Papelera (Trash) los mensajes que lleven más de 15 días en dicha carpeta.
