Nuevo servicio de custodia documental para videoconferencia
Se han realizado diversas mejoras en el servicio de videoconferencia Zoom enfocadas a grabaciones y custodia documental.
La comunidad universitaria ha realizado un gran esfuerzo de adaptación a este nuevo modelo de educación semipresencial, donde la videoconferencia tiene un importante peso a la hora de desempeñar la docencia, la defensa de TFG/TFM y cualquier otra actividad que requiere la comunicación remota entre dos o más personas. Por ello, desde el Vicerrectorado de Estrategia y Universidad Digital y a través de ÁTICA, se ha estado trabajando para mejorar el servicio prestado e ir adaptándolo a las necesidades que se puedan tener a lo largo del tiempo. Lógicamente, dentro de las limitaciones técnicas y económicas existentes y bajo criterios de eficacia y eficiencia.
Por este motivo, se ha creado un nuevo servicio de custodia documental, dirigido en primera instancia al Personal Docente e Investigado (PDI), donde poder almacenar aquellas grabaciones y evidencias documentales que requieran ser conservadas en privado (cumplimiento normativo, conservación de pruebas de evaluación, etc.). El servicio está disponible desde https://custodiadoc.um.es/ y, por defecto, cuenta con una cuota de 50 GB por usuario.
Por otro lado, se han realizado los siguientes cambios en el servicio de videoconferencias Zoom:
1. Activada la opción de “Grabación local” para que se puedan hacer grabaciones de reuniones/eventos en el equipo local sin necesidad de que ocupe espacio en el almacenamiento de Zoom. Esto es de especial interés para reuniones o eventos que serán grabados y publicados en otros medios.
2. Ampliado la cuota de almacenamiento de grabaciones en Zoom de 1 GB a 3 GB para facilitar el proceso de gestión de grabaciones.
Por último, cabe recordar una serie de buenas prácticas en cuanto al uso de grabaciones de Zoom:
1. Antes de comenzar a grabar, decide si es necesario e informa a los asistentes de forma que quede constancia de su realización en los términos de la normativa aprobada por Consejo de Gobierno.
2. Valora si vas a necesitar compartir la grabación o no. En caso afirmativo, graba en la nube de Zoom y cuando compartas, sigue las recomendaciones de seguridad (establece un código de acceso, habilita la opción de acceso solo para usuarios autenticados, etc.)
3. En la medida de lo posible, graba en un único tipo de vista: vista galería o vista orador. Así ahorras espacio.
4. Revisa periódicamente las grabaciones que tienes y borra las que ya no necesites.
5. Si detectas alguna grabación que debas custodiar por un tiempo, puedes descargarla, copiarla en https://custodiadoc.um.es y borrarla de Zoom.
6. Si necesitas publicar la grabación en Internet, puedes hacerlo descargándola de Zoom y subiéndola a la plataforma elegida. Recuerda que tienes a tu disposición el servicio de repositorio multimedia abierto https://tv.um.es.
Recuerda que Zoom no es un espacio de almacenamiento ilimitado. Debido a su alto coste es necesaria la colaboración de todos/as para garantizar un uso responsable de estos recursos.
Ante cualquier duda o sugerencia, puedes ponerte en contacto con el Centro de Atención a Usuarios (CAU):
• Teléfono: 868 88 4222
• Email: dumbo@um.es
• Web: https://dumbo.um.es
• Whatsapp: 690 94 67 28
