Funciones del Registro

Las funciones principales del Registro son:

Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones

La anotación de asientos de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones, en el sistema, dejando impreso el sello registral (número de asiento, fecha y hora) en la copia del documento.

Expedición de recibos de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones

Expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de la generación de un certificado como justificante de los documentos presentados.

Remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a personas, órganos o unidades destinatarias

Envío y recepción de los distintos documentos dejando constancia en el sistema de la fecha de envío y de la fecha de recepción de éstos en el Registro.

Auditoría de la aplicación

La posibilidad de poder controlar quién y cuándo realizó un determinado evento en el sistema: entrada, salida, modificación, etc., tanto en la entrada como en la salida de documentos del Registro.

Gestión de los posibles Registros existentes

La creación y el mantenimiento de los diferentes Registros, con indicación del tipo de registro (entrada, salida, entrada/salida), número del asiento de entrada actual, número del asiento de salida actual, año en vigencia, etc.

Gestión de personas del Registro

Gestionar las personas que trabajan en cada Registro, mediante una serie de perfiles que conceden los permisos necesarios para su correcta función en el Registro: Administración de Registro, Personal de Gestión, Administración de la aplicación, etc.

El Registro Electrónico proporciona un servicio de registro no físico en la red. Ofrece la posibilidad de la presentación telemática de documentos integrando éstos en el Archivo Electrónico.

Registro Electrónico

El Registro tambien ofrece las funcionalidades de un Registro Electrónico. Entre sus características y funcionalidades destaca:

• Almacenamiento de la información registrada en el Archivo Electrónico de la Universidad.
  • Cada documento es clasificado junto a un conjunto de metadatos específicos.
  • Los documentos son localizados a través de un identificador unívoco y perdurable.
  • Los documentos son accesibles y reutilizables por otras aplicaciones y procedimientos.
• Implementa pasarelas para que otras aplicaciones de la Universidad puedan registrar documentos.
• Se generan recibos de registro autenticados con el sello electrónico de Secretaría General.
  • Los recibos contienen una copia autenticada del documento registrado, junto a la fecha y hora establecida por su sellado de tiempo y el número de asiento registral.
  • Los recibos son imprimibles y su validez puede ser contrastada a través del Validador de Documentos Electrónicos de la Universidad.
• Se encuentra asociado a la publicación de los diferentes formularios soportados relacionados con el catálogo de procedimientos de registro.
• Integración con los diferentes sistemas de interoperabilidad que permitan enviar documentación a otras Administraciones.

Arquitectura tecnológica

El diseño del Registro Electrónico se basa en los siguientes principios.

• Focalizado en el documento y expediente electrónico.
• Creación de un grupo de trabajo multidisciplinar (juristas, personal archivero y personal informático) para el análisis y caracterización de cada unidad documental.
• Cumplimiento de estándares técnicos y normativas de interoperabilidad y seguridad.
• Construida sobre el concepto de servicios SOA y procesos BPM.

¿Cuál es la función del Registro?

Mediante el Registro se ingresan los documentos que cualquier persona o entidad dirige a órganos, responsables o servicios de la Universidad, encargándose también del envío de dichos documentos a donde corresponda. Esto se puede hacer mediante una entrada física de papel o a través del Registro Electrónico.

¿Qué es el Registro Electrónico?

El Registro Electrónico es el servicio de registro no físico en la red que ofrece la posibilidad de presentación telemática de documentos integrando estos en el Archivo Electrónico.

¿De qué maneras puede utilizarse el Registro Electrónico?

El Registro Electrónico se puede utilizar directamente, a través de la propia aplicación, que establece formularios para los distintos procedimientos administrativos; y a través de distintas aplicaciones que se conectan a él a través de pasarelas para la presentación de distinta documentación.