PC00. Compra de monografías impresas
6.1.1 COMPRA DE MONOGRAFÍAS IMPRESAS.
6.1.1.1 Compra de monografías con cargo al presupuesto anual de libros de Infraestructura
Convocatoria anual de Infraestructura
El mes de diciembre, previo a la convocatoria, la documentación de la misma se revisa y se vuelve a redactar con los nuevos datos.
El administrativo (Inventario) solicita los datos del número de alumnos matriculados en los últimos tres cursos académicos de cada facultad para grado y máster y a primeros de enero envía la convocatoria para la firma del Rector y para que sea publicada en el tablón oficial de la Universidad (TOUM), en dicha convocatoria vienen expuestos los criterios de distribución, presupuesto y fechas del procedimiento.
Mientras se prepara la propuesta de resolución con la media de alumnos con este dato se procede a la distribución del presupuesto para la adquisición de bibliografía básica siguiendo los criterios de distribución establecidos: 40% lineal y 60% proporcional al número de alumnos, cálculo que realiza el administrativo.
Hecha la distribución del presupuesto se envía al Rector una propuesta de Resolución provisional de dicha distribución.
La Resolución provisional del presupuesto firmada por el Rector se envía para su publicación al TOUM, dejando un plazo de reclamaciones y alegaciones de 10 días naturales.
Pasado ese plazo y no recibiendo reclamación alguna o ya resueltas, se envía al Rector propuesta de resolución definitiva.
La Resolución definitiva firmada por el Rector pasa a publicarse en el TOUM .
Desideratas
La Biblioteca permite que los usuarios participen en la formación de la colección solicitando aquellas obras que sean de su interés. Las tradicionales desideratas en papel se han convertido en formularios electrónicos a rellenar, en las siguientes direcciones:
Página web de adquisiciones: Formulario de compra
https://www.um.es/web/biblioteca/contenido/servicios/compra/sugerencia-de-compra
6.1.1.2 Compra de monografías con cargo a los presupuestos de centros, departamentos y proyectos de investigación.
La compra de las monografías impresas se lleva a cabo de dos maneras:
- Compra centralizada: se oferta este servicio a los profesores y departamentos que quieran hacer sus compras a través de la Biblioteca. Los profesores envían sus solicitudes a la Sección de Adquisiciones del Campus, desde donde se canalizan a los proveedores establecidos. En principio, se respeta el proveedor si el solicitante lo indica.
Los libros se reciben y procesan en la Biblioteca, y se devuelven al profesor junto a las facturas correspondientes, conformadas y firmadas.
- Compra por parte del profesor o Departamento: se reciben en la Biblioteca los libros ya adquiridos y sus facturas, y, realizado el proceso de los mismos, se devuelven al profesor o Departamento, junto a la factura conformada y firmada.
La tendencia de la Biblioteca es a centralizar la mayor parte de las adquisiciones, lo que significa una mayor eficiencia en la inversión realizada, ya que permite detectar compras repetidas, al tiempo que se consiguen importantes descuentos en función de una inversión muy superior.
Existen dos vías para enviar los pedidos:
Página web de adquisiciones: Formulario de compra
https://www.um.es/web/biblioteca/contenido/servicios/compra/sugerencia-de-compra
La Central de compras. Solicitud de libros. Estacio
https://cecom.um.es/cecom/formularioEstacio.jsp
6.1.3 Desarrollo del proceso
Gestión de Pedidos (Ayudantes de Bibliotecas de Adquisición):
- Recepción de pedidos vía correo electrónico de responsables colección, profesores, administrativos de departamento, responsables de adquisiciones, Jefa de Campus, Jefe de Área de la Biblioteca, etc.
- Solicitud de presupuestos a proveedores y búsqueda de precios en los principales distribuidores de información.
- Elaboración de pedidos en Absys, precatalogando el registro si no es posible su captura en las Bases de datos disponibles, e indicando en campo notas cualquier precisión relativa al ejemplar edición, peticionario o destino final.
- Búsqueda de los Códigos Dir correspondientes a la Unidad de Gasto para su inclusión en pedido de cara a información al proveedor para facturación electrónica en FACE.
- Elaboración de pedido electrónico en JustoWeb indicando códigos Dir, peticionario y unidad de gasto.
- Envío de carta de pedido a proveedor.
- Envío de carta de pedido a Responsable de Colección y Responsable de Sección para proporcionar información sobre realización de pedido.
- Cuando llegan los libros, comprobación de pedidos en cuanto a sus datos de peticionario y unidad de gasto, recepción en AbsysNet de ejemplares y facturación de los mismos.
Gestión de los fondos (Auxiliares de bibliotecas):
- Apertura de paquetes.
- Comprobación de los albaranes con los fondos que lleva el paquete.
- Colocar el código de barras a los libros y recoger este dato en la factura o albarán (en caso de que sea factura electrónica).
- Hacer fotocopias de las facturas para las responsables de colección.
- Trasladar los libros a proceso técnico.
Gestión de facturas e inventario (Administrativos)
Una vez recepcionados los libros se tramitan las facturas, tanto de las que pertenecen a pedidos centralizados como de las que no, introduciendo los datos correspondientes en el Programa de Gestión Económica JUSTO (Anexo 4. Manual de registro contable y patrimonial del material bibliográfico. Anexo 5. Facturación electrónica con Diego Marín)
Y una vez catalogados y dados de alta el ejemplar, se realiza la tarea de inventariar los recursos de información que adquiere la Universidad de Murcia, mediante la aplicación informática INVENTA.
6.1.1.4 Comisión de Adquisiciones
Se forma como órgano asesor a la Dirección de la Biblioteca en materia de adquisiciones. Ante cualquier incidencia en el proceso de la adquisición el personal responsable de este proceso puede solicitar la reunión de la Comisión para informar sobre casos conflictivos o dudosos. La Comisión emitirá un informe dirigido a la Dirección de la Biblioteca, que será quien actúe en nombre del personal afectado.
Se compone de un número no determinado de miembros, no superior a cinco personas, entre los que se encontrará personal de las secciones de adquisiciones, responsables de colección y aquellos profesionales de la Biblioteca a los que se solicite su participación.
Esta Comisión podrá pedir informes y asesoramiento en los ámbitos que considere oportuno, a fin de resolver conflictos de la forma más eficaz.
