PC00. Objeto, ámbito de aplicación y responsabilidades.

1. Objeto

El objeto del presente documento es definir cómo la Biblioteca Universitaria realiza la adquisición de recursos bibliográficos y documentales necesarios para la docencia y la investigación, en cualquiera de sus modalidades, compra (directa y consorciada), suscripción, intercambio y donación;así como el control de precio/uso de los recursos electrónicos adquiridos por la Biblioteca, lo cual se utiliza en la toma de decisiones de renovación de las suscripciones anuales de dichos recursos.

2. Ámbito de aplicación

El presente documento es de aplicación a todas las unidades orgánicas de la Biblioteca Universitaria, Servicios Centrales, Bibliotecas de Campus y Centros de Documentación Especializados.

3. Responsabilidades

Jefa de la Sección de Adquisiciones e Intercambio Científico:

Participar en los sistemas de adquisición y/o contratación de bibliografía según las directrices de la Universidad en esta materia, incluyendo la redacción de las condiciones técnicas, así como en el seguimiento de las partidas presupuestarias asignadas.
Gestionar la adquisición cooperativa de recursos de información mediante consorcios y convenios establecidos por la Universidad.
Dirigir la gestión de las adquisiciones (plan anual, gestión de intercambios y donaciones, control de suscripciones, reclamaciones), y licencias de editores.
Elaborar una política de selección de proveedores.
Confeccionar estadísticas y colaborar en la rendición de resultados de su actividad.
Seleccionar recursos y herramientas para la gestión eficaz de la colección.
Gestionar la adquisición cooperativa de recursos de información mediante consorcios y convenios establecidos por la Universidad.
Gestionar y controlar el presupuesto destinado a la adquisición y mantenimiento de colecciones.
Planificar y gestionar los servicios presenciales y virtuales de la Sección.
Elaborar directrices y normalizar los procesos de gestión de la colección, especialmente relacionados con la adquisición de colecciones, donaciones, intercambio científico y otros sistemas de incorporación de documentos, incluyendo las sugerencias de compra.
Participar en los sistemas de adquisición y/o contratación de bibliografía según las directrices de la Universidad en esta materia, incluyendo la redacción de condiciones técnicas, así como en el seguimiento de las partidas presupuestarias asignadas.
Dirigir y coordinar el personal adscrito a la Sección.
Comunicar y difundir la información relativa a su Sección.

Ayudante de Bibliotecas, Puesto Base Adquisiciones:

Proceso de pedidos del libro impreso
Proceso de pedido del libro electrónico
Otras funciones
- Mantenimiento y actualización en AbsysNet de incidencias de pedidos, reclamaciones, cancelaciones, etc.
- Mantenimiento y actualización en AbsysNet de proveedores y nuevas cuentas.
- Actualización anual de cuentas con inclusión manual de sus correspondientes presupuestos.
- Control sobre el gasto del presupuesto de las cuentas que pertenecen a la Biblioteca y proporcionar información sobre las mismas a Responsables de Colección.
- Información por carta o teléfono a profesorado o Responsables de Colección sobre incidencias, cancelaciones o retraso de materiales.
- Revisión periódica de pedidos pendientes y elaboración por carta de reclamaciones a proveedores.
- Estadísticas mensuales de adquisiciones
- Gestión de desideratas de alumnos en AbsysNet, tramitación y resolución de las mismas con información al alumno.
- Atención a profesores, responsables colección, personal administrativo, etc. con incidencias y asuntos sobre pedidos, facturas, ejemplares, y demás asuntos relacionados con la gestión de adquisiciones.
- Atención a proveedores para oferta de nuevos materiales o servicios, revisión de procesos de compra, descuentos, promociones, etc.
- Proporcionar informes a solicitud de la Jefa de la Sección sobre cuestiones relativas a adquisiciones.
- Colaboración y apoyo en procesos de actualización de procedimientos, memorias, estadísticas o incorporación de nuevas prácticas.
- Colaboración en trabajos relacionados con actualización, implementación y potenciación del libro electrónico en la Plataforma de Préstamo Digital LEO.
- Participación en grupos de trabajo de la Sección (libro electrónico, procesos, etc)
- Difusión en las redes sociales de la Biblioteca de asuntos relacionados con novedades y mejoras relacionadas con la Plataforma Digital LEO y su desarrollo.
- Colaboración en el proceso de implementación y mejora de la facturación electrónica en cuanto a si incidencia en procesos de adquisiciones.

Diplomada en Intercambio Científico:

Solicitud y recepción de libros y revistas de otras entidades.
Envío de libros y revistas a otras entidades y sus correspondientes etiquetajes.
Recepción y registro de algunas donaciones.
Mantenimiento de bases de datos.
Recepción y mantenimiento de la colección de EDITUM.
Solicitudes puntuales de profesorado y jefas de colección.
Envíos puntuales según solicitudes de universidades y entidades.

Auxiliar de Bibliotecas:

Apertura de paquetes.
Recepción de los documentos.
Colocación del código de barras a los documentos recién adquiridos.
Sellado de los fondos.
Realizar paquetes para mandar a su destino.
Fotocopia de las facturas.

Administrativo:

Funciones específicas:

Recepción y comprobación de todos los libros adquiridos por la Universidad de los campus de, La Merced, Espinardo, Lorca, Ciencias de la Salud (El Palmar) y San Javier.
Contabilizar facturas en programa JUSTO de la compras centralizadas
Recepción de todas las facturas electrónicas de los campus de La Merced, Espinardo, Lorca y San Javier.
Archivo de copias de las facturas.
Informar a las Jefas de colección del estado de sus presupuestos a través de listados de JUSTO.
Informar del estado de la tramitación de las facturas al PAS y PDI.
Envío de facturas a las distintas unidades administrativas de la Universidad de Murcia.
Colaborar con la Jefa de la Sección de Adquisiciones con la obtención de datos a través del programa JUSTO necesarios para la memoria de la Biblioteca Universitaria.
Control de seguimiento de la compra de libros para informar a las responsables de colección y ayudantes de biblioteca (adquisiciones).
Apoyo a la Jefa de la Sección de Adquisiciones con el control anual de las facturas con cargo a las partidas 64501 y 22707 de la Biblioteca Universitaria.
Colaborar en la gestión del inventario en el programa JUSTO de la adquisición de libros de la Biblioteca General de Espinardo.

Administrativo (puesto especial FTP137 INVENTARIO)

Funciones específicas:

Gestión del inventario en el programa JUSTO de la adquisición de todos los libros, en papel y electrónicos, de la Biblioteca Universitaria.
Tramitación de las facturas de compra de libros electrónicos de toda la Biblioteca Universitaria.
Informar a las Jefas de colección del estado de sus presupuestos a través de listados de JUSTO.
Estadísticas de precio/uso de los recursos documentales, impresos y electrónicos, bases de datos, revistas individuales y en paquetes, de compra centralizada del Vicerrectorado de Comunicación.
Gestión y tramitación de los expedientes de donación.
Digitalización de licencias de uso y archivo de la copia en papel.
Gestión de la convocatoria de infraestructura.
Colaborar en todas las tareas relacionadas con la compra de libros :
- Recepción y comprobación de todos los libros adquiridos por la Universidad de los campus de La Merced, Espinardo, Lorca, Ciencias de la Salud (El Palmar) y San Javier.
- Contabilizar facturas en programa JUSTO de la compras centralizadas.
- Recepción de todas las facturas electrónicas de los campus de La Merced, Espinardo, Lorca y San Javier.
- Archivo de copias de las facturas.
- Informar del estado de la tramitación de las facturas al PAS y PDI.
- Envío de facturas a las distintas unidades administrativas de la Universidad de Murcia.