• No acumule un número excesivo de mensajes en su carpeta de entrada (INBOX). Lo ideal es tener en la carpeta de entrada unos pocos mensajes (los mensajes pendientes de leer). Esto acelerará el acceso a su buzón de correo, en particular si usted accede desde el interfaz web de correo de la UMU
• Organice los mensajes en su buzón: cree carpetas para almacenar mensajes ya leídos o antiguos. De esta forma aligerará de mensajes su carpeta de entrada y podrá localizar más fácilmente los mensajes antiguos
• No deje los mensajes provenientes de listas de correo de la UMU que desee conservar en su carpeta de entrada: cree carpetas específicas para este tipo de mensajes y muévalos a dicha carpeta
• No acumule mensajes por acumular, los mensajes que no estime interesantes elimínelos. Esta operación es especialmente importante efectuarla en la carpeta de entrada. El acumular un número excesivo de mensajes en su buzón (en particular en la carpeta de entrada) ralentiza sobremanera el acceso a sus mensajes (en particular cuando accede con el interfaz web de correo de la UMU)
• Siempre que sea posible use un programa de correo específico (Thunderbird, Outlook, Eudora)  para acceder a su buzón. El uso del interfaz web de correo de la UMU debería restringirse a situaciones en las que usted no tiene acceso a un equipo con un programa de correo específico (está de viaje, en un despacho de un colega, etc.). Los programas de correo específicos suelen ser más ágiles y cómodos a la hora de acceder al servidor de correo.

Si usted accede a su buzón de correo exclusivamente a través del interfaz web de correo de la UMU, gran parte de los problemas que pueden presentársele en la configuración de IMAP los tendrá resueltos. El motivo es que la mayoría de parámetros de configuración que tienen que ver con el manejo del correo están preconfigurados a unos valores óptimos para un uso normal. En general se recomienda no cambiar  las opciones del webmail. Si, no obstante, usted necesita cambiar alguna de las opciones del webmail y tienen dudas en los efectos que esto pueda ocasionar, no dude en consultar a DUMBO (ext. 4222, dmbo@um.es) para que se las aclaren.

Una de las ventajas de IMAP es que centraliza la gestión de mensajes y carpetas en el servidor. Esto facilita enormente el trabajo de usuarios "móviles", que acceden a su buzón desde múltiples sitios y programas de correo: su buzón (el conjunto de mensajes y carpetas) es el mismo  independientemente del lugar desde el que se acceda.

Un caso típico es el del usuario de la UMU que habitualmente accede a su buzón desde el equipo de su despacho (por ejemplo con Thunderbird) y usa el interfaz web de correo de la UMU para acceder a sus mensajes cuando está de viaje. O el del usuario de la UMU que usa el Outlook para acceder a su buzón desde un PC de un laboratorio, pero también desde el PC de su despacho.

La recomendación general es mantener configuraciones homogéneas en todos los programas de correo que usemos para acceder a nuestro buzón. En particular:
 

• Configure todos los programas de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, ...) de los distintos equipos para que accedan vía IMAP. Es muy mala idea tener unos programas de correo configurados para que accedan vía IMAP y otros para que accedan vía POP

• Indique la misma carpeta para guardar los mensajes enviados. La carpeta para guardar mensajes enviados en la UMU se llama "Sent". En el  Webmail de la UMU es la que se usa por defecto y no se puede cambiar. En el resto de programas de correo debe configurarla usted siguiendo los pasos indicados para cada uno de ellos: Eudora, Outlook, Thunderbird
• Indique la misma carpeta para guardar los mensajes a medio elaborar o borradores. La carpeta para guardar borradores de mensajes en la UMU se llama "Drafts". En el  Webmail de la UMU es la que se usa por defecto y no se puede cambiar. En el resto de programas de correo debe configurarla usted siguiendo los pasos indicados para cada uno de ellos: Eudora, Outlook, Thunderbird
• Indique la misma carpeta para guardar los mensajes eliminados. La carpeta para guardar borradores de mensajes en la UMU se llama "Trash". En el  Webmail de la UMU es la que se usa por defecto y no se puede cambiar. En el resto de programas de correo debe configurarla usted siguiendo los pasos indicados para cada uno de ellos: Eudora, Outlook, Thunderbird
• Indique la misma forma en que se borran mensajes (se recomienda la opción de "moverlos a la papelera al borrar"). Para más información consulte "Consejos a la hora de eliminar mensajes"
• Indique la misma información asociada a su cuenta de correo: nombre y apellidos o descripción de la cuenta, firma, etc.

• Si desea eliminar un número considerable de mensajes de una carpeta, no seleccione muchos de golpe, hágalo en tandas de 500-1000 mensajes. Espere a que su cliente de correo (Thunderbird, Eudora, Outlook, Webmail) le avise de que ha completado la operación de borrado. En condiciones de sobrecarga, la eliminación de una número elevado de mensajes puede tardar un tiempo considerable (más de 1 minuto). Si tiene problemas a la hora de completar el borrado de un número elevado de mensajes ponga un DUMBO indicando la carpeta y el criterio de los mensajes que quiere eliminar (p. ej. "Eliminar todos los mensajes anteriores al 01/01/2010 de la carpeta PROYECTOS")
• Si desea eliminar directamente una carpeta (en Thunderbird, por ejemplo, con botón derecho sobre la carpeta -> Eliminar), asegúrese de que no contiene un número elevado de mensajes. Si contiene un número elevado de mensajes proceda como se indica en el punto de arriba
• Normalmente, los mensajes y carpetas eliminados se mueven a la Papelera y permanecen en ella hasta que usted no la vacía de manera explícita (p. ej. en Thunderbird mediante botón derecho en carpeta Papelera -> Vaciar Papelera), o hasta que un proceso diario automático borra de manera definitiva los mensajes con más de "X" días de antigüedad, tal como se indica en "Mantenimiento de los buzones de correo de la UMU" . Es por eso que no se recomienda activar la opción de "vaciar papelera al salir" de los clientes de correo (Thunderbird, Eudora, Outlook, ...). Esto le permite disponer de un margen de días "X" para "arrepentirse" y poder recuperar mensajes de la papelera. No obstante, si usted desea recuperar un mensaje eliminado y no lo encuentra en la Papelera puede poner un DUMBO para que los administradores de correo de la UMU intenten recuperarlo de copia de seguridad
• No obstante, si le urge borrar mensajes de su buzón (p.ej. porque lo tiene lleno y necesita liberar espacio para poder recibir correo), debe saber que, tras eliminar los mensajes y moverlos a la papelera, debe usar la opción de "Vaciar Papelera" (p. ej. en Thunderbird mediante botón derecho en carpeta Papelera -> Vaciar Papelera) para que los mensajes se borren de manera efectiva de su buzón. Los usuarios que en vez de la opción "al borrar un mensaje, moverlo a la papelera" tengan configurado su cliente de correo con la opción "al borrar un mensaje, marcar mensaje como borrado", deberán purgar los mensajes marcados como borrados de la carpeta en cuestión haciendo uso de la opción "purgar carpeta" (en Thunderbird equivale a pinchar con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y seleccionar "Compactar")
• Elimine los mensajes que le van llegando y que no considera importantes (no acumule mensajes por acumular). Evite especialmente el almacenamiento sistemático de mensajes "no importantes" que contengan anexos (fotos, vídeos, documentos, etc.)
• Revise periódicamente los mensajes de su carpeta de entrada (INBOX) y del resto de carpetas (carpeta de mensajes enviados, carpetas de mensajes archivados, etc.) y elimine los mensajes que ya no necesite y/o que sean muy antiguos y no quiera conservar.
• No use su buzón de correo como un "repositorio de archivos" (programas, imágenes, ...). Guarde sus anexos en el disco duro de su equipo o en cualquier otro medio de almacenamiento (memorias USB, discos portátiles, etc.). Si necesita disponer de esos archivos desde cualquier ubicación, deposítelos en una unidad de red (p. ej. en su disco SOCRATES, en su unidad Novell, ...)
• Revise periódicamente su carpeta de SPAM (donde se depositan los mensajes que el sistema de correo considera SPAM), elimine los mensajes que se confirman como spam y notifique los falsos positivos que pudiera encontrarse

• Si desea mover un número considerable de mensajes de una carpeta a otra, no seleccione muchos de golpe, hágalo en tandas de 500-1000 mensajes. Espere a que su cliente de correo (Thunderbird, Eudora, Outlook, Webmail) le avise de que ha completado la operación de borrado. En condiciones de sobrecarga, el traspaso de un número elevado de mensajes de una carpeta a otra puede tardar un tiempo considerable (más de 1 minuto). Si tiene problemas a la hora de completar el traspaso de mensajes ponga un DUMBO indicando la carpeta origen, la carpeta destino y el criterio de los mensajes que quiere mover entre ellas (p. ej. "Mover todos los mensajes anteriores al 01/01/2010 de la carpeta PROYECTOS a la carpeta PROYECTOS-2010")
• Evite mover un número grande de mensajes entre carpetas de distintas cuentas de correo. Esta operación consume una cantidad elevada de recursos de los servidores de correo y puede tardar un tiempo considerable. En estos casos pruebe a mover mensajes en tandas de 50-100 mensajes y espere a que la operación se complete. Si tiene problemas ponga un DUMBO indicando la cuenta+carpeta origen, la cuenta+carpeta destino y el criterio de los mensajes que quiere mover (p. ej: "Mover todos los mensajes anteriores al 01/01/2010 de la carpeta PROYECTOS del usuario pepito@um.es a la carpeta PROYECTOS del usuario juanita@um.es)
• Si desea mover directamente una carpeta (en Thunderbird, por ejemplo, arrastrando la carpeta con el ratón), asegúrese de que no contiene un número elevado de mensajes. Si contiene un número elevado de mensajes proceda como se indica en los puntos de arriba

Las carpetas sirven para organizar nuestros mensajes de correo. Como ya se ha dicho, IMAP permite mantener las carpetas en el servidor, de manera que las tengamos accesibles no importa desde dónde accedamos al buzón. Cualquier cuenta de correo de la UMU contiene en su buzón cinco carpetas "fijas" u "oficiales". Se identifican por su nombre en inglés y son:

• INBOX (o carpeta de entrada). Es la carpeta en la que se depositan los mensajes que van llegando y de la que cuelgan el resto de carpetas, tanto las "oficiales" como las que nos vayamos creando manualmente
• SPAM. Es la carpeta en la que se van depositando los mensajes que el sistema antispam de la UMU considera como "correo basura" o "spam"
• Trash (o papelera). Es la carpeta a la que se mueven los mensajes que vamos eliminando
• Drafts (o carpeta de borradores). Es la carpeta en la que se guardan los mensajes "a medio elaborar" o que no vamos a enviar con carácter inmediato
• Sent (o carpeta de mensajes enviados). Es la carpeta en la que se va depositando una copia de los mensajes que vamos enviando

Además de estas cinco carpetas usted puede crearse tantas carpetas y subcarpetas como desee, así como eliminar las que ya no vaya a usar, cambiarles el nombre, etc. Las recomendaciones generales a la hora de gestionar carpetas en el servidor son:

• No intente eliminar o cambiar el nombre de las carpetas oficiales
• Use las carpetas oficiales para el cometido para el que fueron creadas: no configure su programa de correo para, por ejemplo, guardar los mensajes enviados en la carpeta Trash o cosas similares
• No cree carpetas nuevas para sustituir a las oficiales; por ejemplo, no cree una carpeta nueva "Sent mail" para guardar los mensajes enviados, para eso ya existe la carpeta Sent.
• Si su programa de correo usa por defecto una carpeta con un nombre distinto a los de las carpetas oficiales, modifique la configuración de su programa para que use la carpeta oficial. Ejemplos típicos de este caso son los de Outlook y Eudora

Los filtros de correo nos permiten organizar automáticamente los mensajes conforme van llegando a nuestro buzón. Básicamente un filtro ejecuta una acción sobre un mensaje que cumple uno o más requisitos. Los requisitos son del tipo "el asunto contiene ...", o "el email de destino contiene ..." y las acciones son del tipo "deposita el mensaje en la carpeta ..." o "redirigir el mensaje a ...". Algunos consejos útiles a la hora de filtrar nuestro correo:

• Muy importante: defina los filtros en el servidor de correo, nunca en su programa de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, ...). Para definir los filtros en el servidor acceda a https://webmail.um.es y pinche sobre el icono del embudo ("Filtros") que aparece en el lateral izquierdo de su pantalla. Si tiene dudas o problemas para pasar los filtros locales que pudiera tener definidos en su programa de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, ...) al servidor, solicite en DUMBO (x4222, dumbo@um.es) que le envíen a un técnico para que le ayude
• Si tiene dudas sobre los filros predefinidos: "Lista blanca" o "Lista negra", pinche sobre el icono del flotador para obtener ayuda. También dispone de ayuda para el resto de componentes de un filtro
• Cuando defina un filtro o regla ponga un nombre significativo que le ayude a recordar para qué sirve el filtro que está poniendo
• Lleve cuidado con el orden en el que define las reglas de filtrado. El orden de los filtros afecta a la acción final que se aplica a un mensaje (por ejemplo a la carpeta en la que, finalmente, se deposita). Para cambiar el orden de los filtros use las flechas "Subir regla" y "Bajar regla" que aparecen a la derecha del listado de filtros
• A la hora de definir un filtro para un determinado tipo de mensaje elija el campo en la pestaña "Seleccione un campo" que mejor se ajuste al tipo de mensaje que quiere filtrar
• Para filtrar mensajes dirigidos a listas de correo puede seleccionar el campo "Asunto" (la mayoría de listas de correo ponen el nombre de la lista entre corchetes en el Asunto del mensaje) o el campo "Destinatario"

Entre las ventajas de IMAP se encuentra la de permitir accesos simultáneos al buzón por parte de dos o más usuarios. Esto lo hace ideal para acceder al buzón de cuentas de correo genéricas. Para evitar confusiones y problemas a la hora de manejar este tipo de cuentas es conveniente seguir los siguientes consejos :

• coordínese con el resto de usuarios que comparten la cuenta de correo genérica: el buzón es el mismo para todas las personas que acceden a la cuenta de correo genérica, si una persona borra un mensaje el mensaje dejarán de verlo el resto de personas que comparten la cuenta. Lo mismo sucede si se mueve un mensaje de una carpeta a otra o con cualquier otra acción efectuada sobre el buzón genérico
• todas las personas que comparten la cuenta de correo genérica deberían configurar el acceso IMAP de sus clientes de correo (Eudora, Outlook, Thunderbir) de forma idéntica. Como esta condición no es fácil de conseguir, se aconseja que todas las personas que acceden a una misma cuenta de correo genérica, lo hagan a través del webmail de la UMU