El correo de SUMA es una herramienta de mensajeria interna, que no tiene nada que ver con el servicio de e-mail de Internet, aunque funcione de manera muy parecida. Este es un correo en el que los destinatarios y emisores son siempre usuarios de SUMA, y sus identificadores no son direcciones de correo con @ sino, simplemente, los logins o nombres de usuario que nos dieron al darnos de alta en SUMA. Eso sí estos nombres de usuario suelen coincidir con lo que va delante de la @ en nuestro e-mail de la universidad  (tanto @um.es como @alu.um.es) siempre y cuando dicha cuenta de e-mail exista en el momento de darnos de alta. Si no recordamos nuestro login, podemos verlo en la primera página que aparece al acceder a SUMA. Allí aparece entre paréntesis junto a nuestro nombre y apellidos completos y nuestra foto. Por ejemplo, en la Figura 3.1 podemos ver cómo el login de Cristina López Ybarra es 'fisnutri'.

FIGURA 3.2
Ventana de Correo

VIDEO DE AYUDA CORREO I
Cómo enviar un correo

VIDEO DE AYUDA CORREO II
Cómo crear una lista de correo

El Talk de SUMA es una herramienta de comunicación sincrona que permite a dos usuarios conectados a SUMA conversar entre si en tiempo real. Es como un chat pero limitado a dos usuarios.

Imaginemos que un alumno nuestro tiene una duda sobre la asignatura. Él está conectado a SUMA y nosotros también. En ese caso, no sería necesario que nos formulase un mensaje de tutoría, sino que podríamos charlar directamente. Para ello, tampoco es necesario abrir un Chat de SUMA. Lo que puede el alumno hacer es ir al listado de profesores de la asignatura (disponible en Docente -> Mis Asignaturas -> Nombre de Asignatura -> Profesorado) y, si junto al nombre del profesor aparece el icono de la herramienta talk en color gris fuerte, eso quiere decir que está conectado y pulsando sobre el icono podrá hablar con él.

La herramienta talk también se encuentra disponible en la utilidad 'Usuarios conectados' (pulsando en el tercer icono en la esquina superior derecha de la pantalla) donde nos aparece un listado de usuarios en línea con los que podemos hablar con sólo hacer clic en el icono. También nos aparecerá el icono del correo si queremos enviarle un mensaje. En esta ventana de usuarios conectados uno mismo no aparece en el listado, ya que no tiene ningún sentido que nos escribamos o conversamos con nosotros mismos.

El funcionamiento de esta herramienta es muy similar al de un teléfono. Sólo se puede llamar y ser llamado por un usuario a la vez. Por eso, si intentamos conectar con un usuario que está ocupado, nos saldrá un mensaje avisando de que no se puede. Esta herramienta se abre sola cuando un usuario nos llama, para evitar tener que estar cerrando ventanas continuamente o que nos salga en pantalla esta aplicación en plena mitad de una clase, podemos impedir que nos lleguen llamadas, algo así como 'descolgar' para que no nos llamen, para ello en la ventana de usuarios conectados para que nadie nos moleste podemos desmarcar la casilla 'Estoy Visible'.

Por lo general, las opciones de correo o tutoría y Talk nos aparecerán en casi todos los listados de usuarios de SUMA (listados de alumnos, profesores, etc...). Por supuesto, el icono de 'talk' aparece deshabilitado (en color gris claro) cuando el usuario en cuestión no está conectado.

Es posible que algunos usuarios estén conectados a SUMA pero no puedan usar el 'talk'. Esto puede ser por dos motivos: de su configuración de conexión Internet en la configuración con los puertos, o no tener Java:

Para saber con más detalle como se maneja el Talk, recomendamos leer la ayuda del Talk en Ayuda de usuarios conectados. También se puede consultar un vídeo sobre cómo realizar conversar a través del talk con un profesor del curso, para ello pulse en el icono de "Video de Ayuda Talk" que aparece en la columna de la derecha.

La mayoría de profesores suelen elaborar unos documentos que contienen, en pocas páginas, los temarios, la bibliografía, programas de prácticas, etc... de las asignaturas. Los alumnos tendrán esta información disponible a través de la herramienta docente 'Información' de la asignatura disponible en SUMA Docente -> 'Mis Asignaturas' -> Nombre de asignatura -> 'Información'.

¿Pero quién rellena esta información? Básicamente, el profesor a través también de la opción docente 'Información' de 'Mis Asignaturas'.

De cara al manejo, la aplicación es bastante simple. La información de una asignatura se estructura en una serie de campos (objetivos, ...). Basta con pulsar en 'Editar' y escoger el campo a modificar, seleccionando el icono y escribir en él. Luego, al pulsar 'Modificar', los datos pasan al servidor de SUMA.

Además, un profesor puede elegir si quiere que esos cambios se guarden en el perfil general de la asignatura o en un grupo en particular. Hay que llevar cuidado en no estorbarse porque todos los profesores de una asignatura/grupo pueden escribir en el perfil general, y en el de su grupo. En cualquier caso, tras la palabra 'GENERAL' o 'GRUPO nº', siempre aparece el día y hora de la última modificación.

Además, desde en enlace 'Imprimir' de la herramienta 'Información' tanto profesores como alumnos pueden guardar o imprimir estos datos en formato PDF, HTML o PoScript.

Hay que decir que en la herramienta 'Información' se dispone de un campo llamado 'Dirección Internet (URL)' donde es posible introducir a dirección de Internet de un documento que contiene información de la asignatura. Por ejemplo, si tenemos la información de la asignatura hecha en una página Web y no queremos molestarnos en pasarla, podemos referenciarla y estará disponible para el alumno con sólo acceder, desde la herramienta docente 'Información', al enlace indicado en el campo "Dirección Internet (URL)".

Para ver el funcionamiento de esta utilidad, recomendamos leer la ayuda: Ayuda de información

La herramienta "Horarios", disponible en las asignatura regladas de 1er y 2º ciclo, muestra el horario oficial de la asignatura recogido en el programa de ordenación docente llamado ORMUZ. Para cualquier cambio que se desee realizar, debe acudir al Decanato de su facultad para comunicar los cambios a realizar a través de la aplicación ORMUZ.

Si la información está disponible, se visualiza el horario semanal (Figura 3.6), con la hora exacta, los días a la semana y el aula donde se impartirán las clases.

Si se disponen de varios grupos en la asignatura, también se puede mostrar solamente el horario de uno de los grupos, o por defecto, se muestra el horario con todas las clases de todos los grupos.

Es recomendable que esta información esté recogida en el sistema, de manera que los alumnos puedan disponer de la misma.

A través de la herramienta "Fechas de exámenes", disponible en las asignatura regladas de 1er y 2º ciclo, se ofrece la posibilidad de mostrar las fechas de exámenes previstas para cada convocatoria que están registradas en ORMUZ.

En el caso que esta información no esté disponible se indica con un mensaje informativo al respecto.

Si se desea que esta información aparezca a los alumnos, debe acudir al Decanato de su centro para registrar esta información.

Para facilitar nuestra tarea docente, SUMA ofrece la posibilidad de obtener listados de nuestros alumnos, de profesores de nuestras asignaturas, de notas, etc... Es más, en dichos listados aparecen siempre los iconos para enviar mensajes a los usuarios y establecer comunicaciones directas a través del 'Talk' (siempre y cuando de la casualidad de que en esos momentos están conectados, pues sólo entonces aparece el icono).

De esta forma en el menú docente tenemos las opciones 'Alumnado' y 'Profesorado'. En la primera nos aparecen los alumnos de una asignatura. Esta está disponible también para que los alumnos puedan comunicarse con sus compañeros. En la segunda nos aparecen los profesores una asignatura. El objetivo es también poder comunicarse más fácilmente con los profesores, ya sea como compañero (cuando hay más de un profesor de la asignatura) o como alumno.

Como profesores, en 'Alumnado', podemos ver por cada alumno si el alumno ha superado la asignatura en convocatorias anteriores o no (campo ESTADO), así como hacer que en los listados de alumnos aparezcan las fotos o no (por defecto no aparecen). En el caso de los profesores las fotos aparecen siempre. Si nuestra conexión a Internet es lenta, las fotos de los alumnos pueden hacer que la página tarde mucho en descargarse, de ahí que la opción haya de activarse explícitamente para que funcione.

Hay que tener en cuenta que uno mismo aparece en los listados pero no aparecen los símbolos del correo y el Talk, pero a los demás si que les aparecen estos símbolos. Esto es porque estos listados están orientados a la comunicación, y no tiene ningún sentido que nos escribamos o conservemos con nosotros mismos.

Si queremos obtener un listado impreso, lo que no debemos hacer es darle a la opción de imprimir página del navegador, pues se verán hasta los iconos del Talk y mensajería, cosa que no tiene sentido. Si nos damos cuenta, en la parte superior de las herramientas 'Profesorado' y 'Alumnado' tenemos un enlace 'Imprimir' para imprimir o guardar en formato PDF, Excel, Web, PoScript, y TXT.

Desde el listado de Alumnos (opción 'Alumnado' del menú Docente) si pulsamos sobre un alumno en concreto podemos acceder a la ficha del alumno (simula una ficha tradicional de alumno) donde podemos ver sus datos personales (dirección, teléfono, etc...), y como profesores acceder o realizar anotaciones particulares en su ficha, ver las estadísticas de uso del alumno en herramientas docentes, así como las notas que les pongamos con la aplicación de calificaciones (que veremos en los próximos días), acceder a las notas de pruebas realizadas en Exanet (que veremos en los próximos dias), incluso, acceder a los contenidos que estos hayan depositado para nosotros (prácticas, trabajos, etc...). Además, como profesores, en 'Alumnado' pulsando sobre el enlace 'Lista Detallado' podemos saber por cada alumno a qué titulación pertenece cada alumno, y si el alumno se ha matriculado en la asignatura como asignatura troncal, obligatoria, optativa, extracurricular o de libre configuración. El Alumno puede acceder a su ficha dentro de la opción "Mi Ficha" del módulo docente, donde podrá ver los datos de su ficha como por ejemplo las notas que le ha puesto el profesor a través de la herramienta calificaciones a sus trabajos, o pruebas.

Desde el listado de Profesores (opción 'Profesorado' del menú Docente), si pulsamos sobre un profesor en concreto podemos acceder a sus datos personales asi como acceder a su horario on-line (desde el enlace 'Horario Online'), en el caso de que el profesor lo haya introducido, donde el profesor puede indicar su horario de tutorías on-line, o tutorías presénciales.